{"id":8459,"date":"2024-10-24T16:38:59","date_gmt":"2024-10-24T21:38:59","guid":{"rendered":"https:\/docuscloud.com\/?p=8459"},"modified":"2024-10-24T16:39:34","modified_gmt":"2024-10-24T21:39:34","slug":"guia-completa-que-es-la-gestion-documental-y-por-que-tu-empresa-necesita-un-software-en-la-nube","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/docuscloud.com\/en\/guia-completa-que-es-la-gestion-documental-y-por-que-tu-empresa-necesita-un-software-en-la-nube\/","title":{"rendered":"Complete guide: What is document Management and why your business needs a software in the cloud?"},"content":{"rendered":"
La informaci\u00f3n es uno de los activos m\u00e1s valiosos para las empresas hoy en d\u00eda. Administrar esta informaci\u00f3n de manera correcta y efectiva puede marcar la diferencia entre el \u00e9xito y el caos organizacional en una compa\u00f1\u00eda. <\/p>\n\n\n\n
Es en empresas que tienen una gran carga de documentaci\u00f3n donde la gesti\u00f3n documental<\/strong> juega un rol muy importante; sin embargo, \u00bfqu\u00e9 significa realmente este t\u00e9rmino y c\u00f3mo puede beneficiarse tu empresa de llevar su gesti\u00f3n documental de forma digital en un software alojado en la nube? En este art\u00edculo, responderemos estas preguntas y te mostraremos por qu\u00e9 tu empresa debe considerar adoptar una soluci\u00f3n moderna e innovadora para el manejo de documentos.<\/p>\n\n\n\n
\u00bfQu\u00e9 es la gesti\u00f3n documental?<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
La gesti\u00f3n documental se refiere a la administraci\u00f3n y control de los documentos dentro de una organizaci\u00f3n, a lo largo de todo su ciclo de vida. Este ciclo tiene en cuenta desde la creaci\u00f3n del documento inicial, cambios de este en el tiempo, su archivo y eventual eliminaci\u00f3n de ser necesario. <\/p>\n\n\n\n
El objetivo principal de una buena gesti\u00f3n documental es garantizar que la informaci\u00f3n de valor de tu empresa est\u00e9 organizada, sea accesible y est\u00e9 protegida, reduciendo as\u00ed el riesgo de p\u00e9rdida o manejo inadecuado.<\/p>\n\n\n\n
Algunos de los pilares de una buena gesti\u00f3n documental que debes tener en cuenta son:<\/p>\n\n\n\n
\n
Captura de documentos:<\/strong>\u00a0 En este primer paso es donde se digitalizan los documentos f\u00edsicos sensibles a da\u00f1os o p\u00e9rdidas y se ingresan como electr\u00f3nicos al sistema digital de la compa\u00f1\u00eda.<\/li>\n\n\n\n
Almacenamiento y organizaci\u00f3n:<\/strong>\u00a0 Una vez capturados, los documentos deben ser organizados de manera eficiente. Esto implica un esfuerzo importante en la metodolog\u00eda de clasificaci\u00f3n con uso de etiquetas o metadatos para facilitar su b\u00fasqueda posterior.<\/li>\n\n\n\n
Acceso y control: <\/strong>\u00a0 Los documentos que almacenes en medios digitales deben estar disponibles para los empleados autorizados cuando lo necesiten. Un buen sistema de gesti\u00f3n documental como DOCUS<\/strong> permite definir permisos espec\u00edficos para asegurar que solo las personas adecuadas tengan acceso a ciertos documentos.<\/li>\n\n\n\n
Seguimiento y auditor\u00eda:<\/strong>\u00a0 Las soluciones de gesti\u00f3n documental permiten rastrear el historial de modificaciones en tus documentos. Este es un factor clave para garantizar la transparencia y el cumplimiento normativo de tu compa\u00f1\u00eda.<\/li>\n\n\n\n
Retenci\u00f3n y eliminaci\u00f3n:<\/strong>\u00a0 Algunos de los documentos que manejas en tu compa\u00f1\u00eda probablemente tienen una vida \u00fatil. Con un sistema de gesti\u00f3n documental como DOCUS puedes automatizar procesos de retenci\u00f3n, archivo o incluso eliminaci\u00f3n para mantener tu almacenamiento limpio y eficiente.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n
Conoce ac\u00e1 c\u00f3mo DOCUS puede ayudarte a optimizar los m\u00faltiples procesos de tu empresa<\/p>\n\n\n
\n<\/figure>\n<\/div>\n\n\n
Beneficios de contar con un software de gesti\u00f3n documental<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
Adoptar un software especializado en gesti\u00f3n documental como DOCUS ofrece muchas ventajas que puede transformar c\u00f3mo tu empresas manejan su informaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n
Te contamos algunos de los principales beneficios:<\/p>\n\n\n\n
\n
Centralizaci\u00f3n de la informaci\u00f3n<\/strong> En DOCUS puedes reunir todos los documentos en un \u00fanico lugar accesible. Esto elimina la necesidad de buscar archivos en m\u00faltiples sistemas o ubicaciones f\u00edsicas, agilizando el el tiempo de tu equipo en su d\u00eda a d\u00eda.\u00a0<\/li>\n\n\n\n
Acceso en tiempo real:<\/strong> En lugar de depender de documentos f\u00edsicos o de servidores internos que requieren estar dentro de la oficina para acceder a ellos, los empleados de tu compa\u00f1\u00eda pueden acceder a los documentos de inter\u00e9s en tiempo real en cualquier momento y desde cualquier lugar. Esto es especialmente \u00fatil para equipos remotos o distribuidos en diferentes lugares del mundo.<\/li>\n\n\n\n
Reducci\u00f3n del uso de papel:<\/strong> La transici\u00f3n a un sistema digital no solo mejora la eficiencia de tu empresa, sino que tambi\u00e9n reduce significativamente el uso de papel y por ende, el impacto ambiental que tiene tu compa\u00f1\u00eda. Mientras aportas a la sostenibilidad, tambi\u00e9n ahorras dinero en suministros de oficina y espacio de almacenamiento f\u00edsico.<\/li>\n\n\n\n
Automatizaci\u00f3n de procesos:<\/strong> Con DOCUS puedes automatizar procesos de gesti\u00f3n documental clave dentro de tu negocio.\u00a0
Procesos como la aprobaci\u00f3n de facturas, revisi\u00f3n de contratos o la distribuci\u00f3n de informes es algo de lo que te puedes olvidar con las automatizaciones de DOCUS. Eliminando estos pasos manuales, reduces el riesgo de errores y aceleras la toma de decisiones estrat\u00e9gicas de tu empresa.\u00a0<\/li>\n\n\n\n
Mejor colaboraci\u00f3n:<\/strong> Con la gran ola del trabajo remoto, herramientas como DOCUS permiten a equipos en cualquier lugar del mundo trabajar de manera m\u00e1s eficiente compartiendo en un solo lugar digital y revisando documentos sin importar su ubicaci\u00f3n f\u00edsica.\u00a0 Adicionalmente, el hist\u00f3rico de cambios dentro de DOCUS te asegura que todos los miembros del equipo trabajen con la \u00faltima versi\u00f3n de los documentos, evitando confusiones.<\/li>\n\n\n\n
Cumplimiento normativo:<\/strong> En muchas industrias, es mandatorio conservar y proteger ciertos documentos sensibles para cumplir con regulaciones espec\u00edficas. Un software de gesti\u00f3n documental garantiza como DOCUS garantiza que los documentos se gestionen adecuadamente, proporcionando un rastro auditable y asegurando que se conserven por el tiempo necesario para tu compa\u00f1\u00eda.<\/li>\n\n\n\n
Seguridad de la informaci\u00f3n:\u00a0<\/strong> La informaci\u00f3n es quiz\u00e1 uno de los activos m\u00e1s valiosos de una compa\u00f1\u00eda y su protecci\u00f3n es fundamental. Un sistema de gesti\u00f3n documental alojado en la nube como DOCUS ofrece medidas robustas de seguridad, como encriptaci\u00f3n de datos y controles de acceso, para evitar el acceso no autorizado o la p\u00e9rdida de informaci\u00f3n sensible.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n
Conoce ac\u00e1 qu\u00e9 es la nube y c\u00f3mo es el mayor aliado para la gesti\u00f3n documental de tu empresa <\/p>\n\n\n
\n<\/figure>\n<\/div>\n\n\n
Conoce algunas de las industrias que m\u00e1s se puede beneficiar de un gestor documental en la nube<\/p>\n\n\n\n
Diversas industrias manejan grandes vol\u00famenes de documentos a diario, lo que puede resultar en procesos lentos, altos costos y riesgo de p\u00e9rdida de informaci\u00f3n si no cuentan con un sistema adecuado. <\/p>\n\n\n\n
Algunos de los sectores que m\u00e1s se benefician de un gestor documental son:<\/p>\n\n\n\n
\n
Sector Legal<\/strong><\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n
Los despachos de abogados y departamentos legales son conocidos por la gran cantidad de documentos que gestionan diariamente: contratos, casos, correspondencia judicial, entre otros. Para ellos, una soluci\u00f3n de gesti\u00f3n documental en la nube como DOCUS permite:<\/p>\n\n\n\n
\n
Acceso r\u00e1pido a archivos<\/strong> de casos anteriores desde cualquier lugar en cualquier momento que se necesite.<\/li>\n\n\n\n
Seguridad y confidencialidad<\/strong> del almacenamiento de documentos sensibles.<\/li>\n\n\n\n
Mejor colaboraci\u00f3n interna<\/strong> al permitir que diferentes colaboradores en la compa\u00f1\u00eda o firma revisen y trabajen en un mismo documento en tiempo real.<\/li>\n\n\n\n
Cumplimiento normativo<\/strong> con la gesti\u00f3n adecuada de documentos legales que deben almacenarse por plazos extensos.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n\n
Sector de la Salud<\/strong><\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n
Hospitales, cl\u00ednicas, y consultorios m\u00e9dicos manejan expedientes m\u00e9dicos de pacientes, informes de diagn\u00f3sticos, recetas y facturaci\u00f3n. Un sistema de gesti\u00f3n documental en la nube puede ayudar a una IPS\/EPS a: <\/p>\n\n\n\n
\n
Mejorar la accesibilidad a historiales cl\u00ednicos<\/strong> en cualquier momento y lugar. Esto es especialmente \u00fatil para consultas a distancia o emergencias.<\/li>\n\n\n\n
Garantizar el cumplimiento de normativas<\/strong> como la Ley de Protecci\u00f3n de Datos de Pacientes al almacenar la informaci\u00f3n en un lugar digital seguro.\u00a0<\/li>\n\n\n\n
Facilitar el almacenamiento y acceso seguro<\/strong> a pruebas m\u00e9dicas e informes, eliminando la dependencia del papel y los riesgos de p\u00e9rdida.<\/li>\n\n\n\n
Integrar las facturas y pagos de pacientes<\/strong>, optimizando la contabilidad del centro de salud.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n\n
Sector Financiero y Bancario<\/strong><\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n
Los bancos, cooperativas de cr\u00e9dito, y empresas de servicios financieros manejan grandes vol\u00famenes de transacciones, contratos y documentaci\u00f3n regulatoria. <\/p>\n\n\n\n
Algunos beneficios de este sector con un gestor documental en la nube son:<\/p>\n\n\n\n
\n
Se optimiza el almacenamiento de contratos de clientes<\/strong>, pr\u00e9stamos y otros documentos financieros clave.<\/li>\n\n\n\n
Se facilita el seguimiento y auditor\u00eda<\/strong> de transacciones, lo que es crucial en este sector para prevenir fraudes.<\/li>\n\n\n\n
Se asegura el cumplimiento de regulaciones<\/strong> internacionales como SOX<\/strong> o Basel III<\/strong>, que exigen una estricta gesti\u00f3n de la documentaci\u00f3n financiera.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n\n
Sector de la Construcci\u00f3n<\/strong><\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n
Las empresas constructoras y de ingenier\u00eda manejan desde contratos y planos de proyectos hasta informes de avance y permisos gubernamentales. Un software de gesti\u00f3n documental en la nube como DOCUS les puede ayudar a:<\/p>\n\n\n\n
\n
Centralizar los planos y documentos del proyecto<\/strong>, asegurando que todos los involucrados tengan acceso a la versi\u00f3n m\u00e1s reciente.<\/li>\n\n\n\n
Asegurar que los permisos y licencias<\/strong> est\u00e9n almacenados de manera segura y accesible para auditor\u00edas o revisiones legales.<\/li>\n\n\n\n
Facilitar la colaboraci\u00f3n entre equipos<\/strong> en campo y en oficina, al permitir que los trabajadores accedan a documentos desde cualquier ubicaci\u00f3n.<\/li>\n\n\n\n
Automatizar los procesos de aprobaci\u00f3n y revisi\u00f3n<\/strong> de contratos y \u00f3rdenes de cambio.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n\n
Sector Educativo<\/strong><\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n
Las instituciones educativas, desde colegios hasta universidades, manejan expedientes acad\u00e9micos, matr\u00edculas, contratos de profesores y documentaci\u00f3n administrativa. Una soluci\u00f3n en la nube como DOCUS puede ayudarlos a:<\/p>\n\n\n\n
\n
Facilitar el almacenamiento de expedientes acad\u00e9micos<\/strong> de manera segura y conforme a las normativas de privacidad.<\/li>\n\n\n\n
Almacenar y gestionar documentos administrativos como contratos de empleados, informes financieros<\/strong> y documentos legales relacionados con el funcionamiento de la instituci\u00f3n.<\/li>\n\n\n\n
Fomentar una mejor colaboraci\u00f3n entre los profesores<\/strong> y departamentos al compartir materiales de manera digital.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n\n
Sector Log\u00edstico y de Transporte<\/strong><\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n
Las empresas de transporte y log\u00edstica manejan una gran cantidad de papeleo relacionado con env\u00edos, aduanas, y contratos de transporte. <\/p>\n\n\n\n
Para esta industria, una soluci\u00f3n de gesti\u00f3n documental en la nube como DOCUS puede ayudar a:<\/p>\n\n\n\n
\n
Asegurar que todos los documentos de env\u00edos y permisos aduaneros<\/strong> est\u00e9n disponibles y organizados de forma inmediata.<\/li>\n\n\n\n
Optimizar la gesti\u00f3n de facturas, albaranes y contratos de transporte<\/strong>.<\/li>\n\n\n\n
Facilitar la comunicaci\u00f3n y acceso a documentos<\/strong> entre diferentes nodos de transporte y sucursales.<\/li>\n\n\n\n
Automatizar la gesti\u00f3n de inventarios y pedidos<\/strong>, asegurando que la documentaci\u00f3n relevante est\u00e9 disponible en tiempo real.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n\n
Sector de Recursos Humanos<\/strong><\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n
El \u00e1rea de recursos humanos de cualquier empresa, sin importar su tama\u00f1o, gestiona un sinf\u00edn de documentos como contratos laborales, hojas de vida, evaluaciones de desempe\u00f1o y beneficios de los empleados.<\/p>\n\n\n\n
Para los equipos de recursos humanos una soluci\u00f3n de gesti\u00f3n documental como DOCUS los puede ayudar a:<\/p>\n\n\n\n
\n
Los expedientes <\/strong>de los candidatos y empleados est\u00e9n siempre accesibles y actualizados<\/strong>.<\/li>\n\n\n\n
Facilita la firma digital de contratos<\/strong> y otros documentos, lo que agiliza procesos de contrataci\u00f3n o renovaciones desde un solo lugar.<\/li>\n\n\n\n
Puedes automatizar la gesti\u00f3n de permisos, vacaciones<\/strong> y otros formularios administrativos del d\u00eda a d\u00eda.<\/li>\n\n\n\n
Asegura el cumplimiento normativo<\/strong> en t\u00e9rminos de retenci\u00f3n y gesti\u00f3n de documentaci\u00f3n laboral en tu compa\u00f1\u00eda.\u00a0<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
\u00bfC\u00f3mo elegir el mejor software de gesti\u00f3n documental en la nube?<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
Elegir un software de gesti\u00f3n documental puede parecer una tarea abrumadora con tantas opciones disponibles en el mercado digital. <\/p>\n\n\n\n
Aqu\u00ed te dejamos algunas preguntas clave que debes hacerte al seleccionar la soluci\u00f3n adecuada para tu empresa:<\/p>\n\n\n\n
\n
\u00bfEs f\u00e1cil de usar?\u00a0<\/strong> Aseg\u00farate de que la interfaz de la herramienta que escojas sea intuitiva y que tus colaboradores puedan adoptarla sin dificultad en su d\u00eda a d\u00eda.\u00a0 Con DOCUS contar\u00e1s con el acompa\u00f1amiento de profesionales en las etapas tempranas de tu gesti\u00f3n documental para que puedas llevar una curva de aprendizaje sencilla y r\u00e1pida con nuestro software.<\/li>\n\n\n\n
\u00bfEs compatible con las herramientas que ya usas?<\/strong> El software que escojas debe integrarse sin problemas con los sistemas que tu empresa ya utiliza, como el correo electr\u00f3nico o las plataformas de colaboraci\u00f3n a las que ya est\u00e1 acostumbrado tu personal.\u00a0<\/li>\n\n\n\n
\u00bfOfrece la seguridad necesaria?\u00a0<\/strong> Investiga en detalle las medidas de seguridad del proveedor que escojas y aseg\u00farate de que cumpla con los requisitos de tu industria. Ten en cuenta la nube en la que est\u00e1 alojada su soluci\u00f3n, uno de los grandes aliados de DOCUS para garantizar la seguridad y disponibilidad de la informaci\u00f3n es AWS de Amazon, uno de los l\u00edderes del mercado en este servicio.\u00a0<\/li>\n\n\n\n
\u00bfEs flexible?<\/strong> Elige una soluci\u00f3n que se pueda personalizar seg\u00fan las necesidades espec\u00edficas de tu empresa y su sector.\u00a0<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
\u00bfPor qu\u00e9 es importante que tu herramienta de gesti\u00f3n documental est\u00e9 en la nube?<\/strong><\/h3>\n\n\n
\n<\/figure>\n<\/div>\n\n\n
Como ya sabes, una de las mejores caracter\u00edsticas que puede tener el gestor documental que escojas es que est\u00e9 alojado en la nube. <\/p>\n\n\n\n
La nube es una tecnolog\u00eda que ha transformado la forma en que almacenamos y accedemos a la informaci\u00f3n en cualquier industria. <\/p>\n\n\n\n
En este segmento te contamos los beneficios de la nube en tu gestor documental: <\/p>\n\n\n\n
\n
Acceso desde cualquier hora y lugar<\/strong> Con DOCUS, una soluci\u00f3n en la nube, tus documentos estar\u00e1n disponibles en cualquier momento y desde cualquier dispositivo con conexi\u00f3n a Internet. Esto es esencial para empresas con equipos remotos, sucursales en diferentes lugares o empleados que viajan con frecuencia.\u00a0<\/li>\n\n\n\n
Escalabilidad<\/strong> A medida que tu empresa crece, tambi\u00e9n lo hace la cantidad de documentos que necesitas gestionar. Con DOCUS alojado en la nube de AWS puedes tener una escalabilidad pr\u00e1cticamente ilimitada, lo que significa que no tendr\u00e1s que preocuparte por quedarte sin espacio o capacidad con el crecimiento exponencial de tu negocio.<\/li>\n\n\n\n
Menor inversi\u00f3n en infraestructura<\/strong> Al optar por DOCUS, no necesitar\u00e1s invertir en servidores adicionales ni en su mantenimiento. La infraestructura es nuestra responsabilidad, lo que te permitir\u00e1 ahorrar en costos de equipos de TI y centrarte en lo que realmente importa: tu negocio.<\/li>\n\n\n\n
Actualizaciones autom\u00e1ticas<\/strong> DOCUS se actualiza autom\u00e1ticamente sin interrupciones para tu o tus colaboradores. Esto asegura que siempre est\u00e9s utilizando la versi\u00f3n m\u00e1s reciente del software, con todas las mejoras de seguridad y cualquiera de las nuevas funciones disponibles dentro de tu plan.<\/li>\n\n\n\n
Respaldo y recuperaci\u00f3n de datos<\/strong> Una de las mayores preocupaciones de las empresas es la p\u00e9rdida de datos debido a desastres o fallos t\u00e9cnicos. Con un sistema en la nube, los datos se respaldan autom\u00e1ticamente, lo que garantiza su recuperaci\u00f3n en caso de que ocurra un incidente.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n
Adoptar un software de gesti\u00f3n documental, especialmente uno basado en la nube como DOCUS, es una inversi\u00f3n clave y justificable para cualquier empresa que desee optimizar sus procesos, mejorar la seguridad y garantizar la accesibilidad de su informaci\u00f3n en cualquier momento. Con una gesti\u00f3n documental adecuada, no solo podr\u00e1s reducir costos y mejorar la eficiencia, sino que tambi\u00e9n estar\u00e1s preparado para enfrentar los desaf\u00edos del futuro digital dentro de tu industria.<\/p>\n\n\n\n
Este es el momento de dejar atr\u00e1s el caos de los documentos f\u00edsicos y dar el salto a DOCUS CLOUD que te brindar\u00e1 el control total sobre la informaci\u00f3n de tu empresa.\u00a0<\/p>\n\n\n\n
\u00a1Elige un software DOCUS y lleva tu negocio al siguiente nivel! Conoce nuestros planes ac\u00e1 <\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
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