La información es uno de los activos más valiosos para las empresas hoy en día. Administrar esta información de manera correcta y efectiva puede marcar la diferencia entre el éxito y el caos organizacional en una compañía. 

Es en empresas que tienen una gran carga de documentación donde la gestión documental juega un rol muy importante; sin embargo, ¿qué significa realmente este término y cómo puede beneficiarse tu empresa de llevar su gestión documental de forma digital en un software alojado en la nube? En este artículo, responderemos estas preguntas y te mostraremos por qué tu empresa debe considerar adoptar una solución moderna e innovadora para el manejo de documentos.

¿Qué es la gestión documental?

La gestión documental se refiere a la administración y control de los documentos dentro de una organización, a lo largo de todo su ciclo de vida. Este ciclo tiene en cuenta desde la creación del documento inicial, cambios de este en el tiempo, su archivo y eventual eliminación de ser necesario. 

El objetivo principal de una buena gestión documental es garantizar que la información de valor de tu empresa esté organizada, sea accesible y esté protegida, reduciendo así el riesgo de pérdida o manejo inadecuado.

Algunos de los pilares de una buena gestión documental que debes tener en cuenta son:

1. Captura de documentos: 
   En este primer paso es donde se digitalizan los documentos físicos sensibles a daños o pérdidas y se ingresan como electrónicos al sistema digital de la compañía.
2. Almacenamiento y organización: 
   Una vez capturados, los documentos deben ser organizados de manera eficiente. Esto implica un esfuerzo importante en la metodología de clasificación con uso de etiquetas o metadatos para facilitar su búsqueda posterior.
3. Acceso y control:  
   Los documentos que almacenes en medios digitales deben estar disponibles para los empleados autorizados cuando lo necesiten. Un buen sistema de gestión documental como DOCUS permite definir permisos específicos para asegurar que solo las personas adecuadas tengan acceso a ciertos documentos.
4. Seguimiento y auditoría: 
   Las soluciones de gestión documental permiten rastrear el historial de modificaciones en tus documentos. Este es un factor clave para garantizar la transparencia y el cumplimiento normativo de tu compañía.
5. Retención y eliminación: 
   Algunos de los documentos que manejas en tu compañía probablemente tienen una vida útil. Con un sistema de gestión documental como DOCUS puedes automatizar procesos de retención, archivo o incluso eliminación para mantener tu almacenamiento limpio y eficiente.

Conoce acá cómo DOCUS puede ayudarte a optimizar los múltiples procesos de tu empresa

Beneficios de contar con un software de gestión documental

Adoptar un software especializado en gestión documental como DOCUS ofrece muchas ventajas que puede transformar cómo tu empresas manejan su información.

Te contamos algunos de los principales beneficios:

1. Centralización de la información
   En DOCUS puedes reunir todos los documentos en un único lugar accesible. Esto elimina la necesidad de buscar archivos en múltiples sistemas o ubicaciones físicas, agilizando el el tiempo de tu equipo en su día a día. 
2. Acceso en tiempo real:
   En lugar de depender de documentos físicos o de servidores internos que requieren estar dentro de la oficina para acceder a ellos, los empleados de tu compañía pueden acceder a los documentos de interés en tiempo real en cualquier momento y desde cualquier lugar. Esto es especialmente útil para equipos remotos o distribuidos en diferentes lugares del mundo.
3. Reducción del uso de papel:
   La transición a un sistema digital no solo mejora la eficiencia de tu empresa, sino que también reduce significativamente el uso de papel y por ende, el impacto ambiental que tiene tu compañía. Mientras aportas a la sostenibilidad, también ahorras dinero en suministros de oficina y espacio de almacenamiento físico.
4. Automatización de procesos:
   Con DOCUS puedes automatizar procesos de gestión documental clave dentro de tu negocio. 

   Procesos como la aprobación de facturas, revisión de contratos o la distribución de informes es algo de lo que te puedes olvidar con las automatizaciones de DOCUS. Eliminando estos pasos manuales, reduces el riesgo de errores y aceleras la toma de decisiones estratégicas de tu empresa. 

5. Mejor colaboración:
   Con la gran ola del trabajo remoto, herramientas como DOCUS permiten a equipos en cualquier lugar del mundo trabajar de manera más eficiente compartiendo en un solo lugar digital y revisando documentos sin importar su ubicación física. 
   Adicionalmente, el histórico de cambios dentro de DOCUS te asegura que todos los miembros del equipo trabajen con la última versión de los documentos, evitando confusiones.
6. Cumplimiento normativo:
   En muchas industrias, es mandatorio conservar y proteger ciertos documentos sensibles para cumplir con regulaciones específicas. Un software de gestión documental garantiza como DOCUS garantiza que los documentos se gestionen adecuadamente, proporcionando un rastro auditable y asegurando que se conserven por el tiempo necesario para tu compañía.
7. Seguridad de la información: 
   La información es quizá uno de los activos más valiosos de una compañía y su protección es fundamental. Un sistema de gestión documental alojado en la nube como DOCUS ofrece medidas robustas de seguridad, como encriptación de datos y controles de acceso, para evitar el acceso no autorizado o la pérdida de información sensible.

Conoce acá qué es la nube y cómo es el mayor aliado para la gestión documental de tu empresa

Conoce algunas de las industrias que más se puede beneficiar de un gestor documental en la nube

Diversas industrias manejan grandes volúmenes de documentos a diario, lo que puede resultar en procesos lentos, altos costos y riesgo de pérdida de información si no cuentan con un sistema adecuado. 

Algunos de los sectores que más se benefician de un gestor documental son:

1. Sector Legal

Los despachos de abogados y departamentos legales son conocidos por la gran cantidad de documentos que gestionan diariamente: contratos, casos, correspondencia judicial, entre otros. Para ellos, una solución de gestión documental en la nube como DOCUS permite:

• Acceso rápido a archivos de casos anteriores desde cualquier lugar en cualquier momento que se necesite.
• Seguridad y confidencialidad del almacenamiento de documentos sensibles.
• Mejor colaboración interna al permitir que diferentes colaboradores en la compañía o firma revisen y trabajen en un mismo documento en tiempo real.
• Cumplimiento normativo con la gestión adecuada de documentos legales que deben almacenarse por plazos extensos.

2. Sector de la Salud

Hospitales, clínicas, y consultorios médicos manejan expedientes médicos de pacientes, informes de diagnósticos, recetas y facturación. Un sistema de gestión documental en la nube puede ayudar a una IPS/EPS a: 

• Mejorar la accesibilidad a historiales clínicos en cualquier momento y lugar. Esto es especialmente útil para consultas a distancia o emergencias.
• Garantizar el cumplimiento de normativas como la Ley de Protección de Datos de Pacientes al almacenar la información en un lugar digital seguro. 
• Facilitar el almacenamiento y acceso seguro a pruebas médicas e informes, eliminando la dependencia del papel y los riesgos de pérdida.
• Integrar las facturas y pagos de pacientes, optimizando la contabilidad del centro de salud.

3. Sector Financiero y Bancario

Los bancos, cooperativas de crédito, y empresas de servicios financieros manejan grandes volúmenes de transacciones, contratos y documentación regulatoria. 

Algunos beneficios de este sector con un gestor documental en la nube son:

• Se optimiza el almacenamiento de contratos de clientes, préstamos y otros documentos financieros clave.
• Se facilita el seguimiento y auditoría de transacciones, lo que es crucial en este sector para prevenir fraudes.
• Se asegura el cumplimiento de regulaciones internacionales como SOX o Basel III, que exigen una estricta gestión de la documentación financiera.

4. Sector de la Construcción

Las empresas constructoras y de ingeniería manejan desde contratos y planos de proyectos hasta informes de avance y permisos gubernamentales. Un software de gestión documental en la nube como DOCUS les puede ayudar a:

• Centralizar los planos y documentos del proyecto, asegurando que todos los involucrados tengan acceso a la versión más reciente.
• Asegurar que los permisos y licencias estén almacenados de manera segura y accesible para auditorías o revisiones legales.
• Facilitar la colaboración entre equipos en campo y en oficina, al permitir que los trabajadores accedan a documentos desde cualquier ubicación.
• Automatizar los procesos de aprobación y revisión de contratos y órdenes de cambio.

5. Sector Educativo

Las instituciones educativas, desde colegios hasta universidades, manejan expedientes académicos, matrículas, contratos de profesores y documentación administrativa. Una solución en la nube como DOCUS puede ayudarlos a:

• Facilitar el almacenamiento de expedientes académicos de manera segura y conforme a las normativas de privacidad.
• Almacenar y gestionar documentos administrativos como contratos de empleados, informes financieros y documentos legales relacionados con el funcionamiento de la institución.
• Fomentar una mejor colaboración entre los profesores y departamentos al compartir materiales de manera digital.

6. Sector Logístico y de Transporte

Las empresas de transporte y logística manejan una gran cantidad de papeleo relacionado con envíos, aduanas, y contratos de transporte. 

Para esta industria, una solución de gestión documental en la nube como DOCUS puede ayudar a:

• Asegurar que todos los documentos de envíos y permisos aduaneros estén disponibles y organizados de forma inmediata.
• Optimizar la gestión de facturas, albaranes y contratos de transporte.
• Facilitar la comunicación y acceso a documentos entre diferentes nodos de transporte y sucursales.
• Automatizar la gestión de inventarios y pedidos, asegurando que la documentación relevante esté disponible en tiempo real.

7. Sector de Recursos Humanos

El área de recursos humanos de cualquier empresa, sin importar su tamaño, gestiona un sinfín de documentos como contratos laborales, hojas de vida, evaluaciones de desempeño y beneficios de los empleados.

Para los equipos de recursos humanos una solución de gestión documental como DOCUS los puede ayudar a:

• Los expedientes de los candidatos y empleados estén siempre accesibles y actualizados.
• Facilita la firma digital de contratos y otros documentos, lo que agiliza procesos de contratación o renovaciones desde un solo lugar.
• Puedes automatizar la gestión de permisos, vacaciones y otros formularios administrativos del día a día.
• Asegura el cumplimiento normativo en términos de retención y gestión de documentación laboral en tu compañía. 

¿Cómo elegir el mejor software de gestión documental en la nube?

Elegir un software de gestión documental puede parecer una tarea abrumadora con tantas opciones disponibles en el mercado digital. 

Aquí te dejamos algunas preguntas clave que debes hacerte al seleccionar la solución adecuada para tu empresa:

• ¿Es fácil de usar? 
  Asegúrate de que la interfaz de la herramienta que escojas sea intuitiva y que tus colaboradores puedan adoptarla sin dificultad en su día a día. 
  Con DOCUS contarás con el acompañamiento de profesionales en las etapas tempranas de tu gestión documental para que puedas llevar una curva de aprendizaje sencilla y rápida con nuestro software.
• ¿Es compatible con las herramientas que ya usas?
  El software que escojas debe integrarse sin problemas con los sistemas que tu empresa ya utiliza, como el correo electrónico o las plataformas de colaboración a las que ya está acostumbrado tu personal. 
• ¿Ofrece la seguridad necesaria? 
  Investiga en detalle las medidas de seguridad del proveedor que escojas y asegúrate de que cumpla con los requisitos de tu industria. Ten en cuenta la nube en la que está alojada su solución, uno de los grandes aliados de DOCUS para garantizar la seguridad y disponibilidad de la información es AWS de Amazon, uno de los líderes del mercado en este servicio. 
• ¿Es flexible?
  Elige una solución que se pueda personalizar según las necesidades específicas de tu empresa y su sector. 

¿Por qué es importante que tu herramienta de gestión documental esté en la nube?

Como ya sabes, una de las mejores características que puede tener el gestor documental que escojas es que esté alojado en la nube. 

La nube es una tecnología que ha transformado la forma en que almacenamos y accedemos a la información en cualquier industria. 

En este segmento te contamos los beneficios de la nube en tu gestor documental: 

1. Acceso desde cualquier hora y lugar
   Con DOCUS, una solución en la nube, tus documentos estarán disponibles en cualquier momento y desde cualquier dispositivo con conexión a Internet. Esto es esencial para empresas con equipos remotos, sucursales en diferentes lugares o empleados que viajan con frecuencia. 
2. Escalabilidad
   A medida que tu empresa crece, también lo hace la cantidad de documentos que necesitas gestionar. Con DOCUS alojado en la nube de AWS puedes tener una escalabilidad prácticamente ilimitada, lo que significa que no tendrás que preocuparte por quedarte sin espacio o capacidad con el crecimiento exponencial de tu negocio.
3. Menor inversión en infraestructura
   Al optar por DOCUS, no necesitarás invertir en servidores adicionales ni en su mantenimiento. La infraestructura es nuestra responsabilidad, lo que te permitirá ahorrar en costos de equipos de TI y centrarte en lo que realmente importa: tu negocio.
4. Actualizaciones automáticas
   DOCUS se actualiza automáticamente sin interrupciones para tu o tus colaboradores. Esto asegura que siempre estés utilizando la versión más reciente del software, con todas las mejoras de seguridad y cualquiera de las nuevas funciones disponibles dentro de tu plan.
5. Respaldo y recuperación de datos
   Una de las mayores preocupaciones de las empresas es la pérdida de datos debido a desastres o fallos técnicos. Con un sistema en la nube, los datos se respaldan automáticamente, lo que garantiza su recuperación en caso de que ocurra un incidente.

Adoptar un software de gestión documental, especialmente uno basado en la nube como DOCUS, es una inversión clave y justificable para cualquier empresa que desee optimizar sus procesos, mejorar la seguridad y garantizar la accesibilidad de su información en cualquier momento. Con una gestión documental adecuada, no solo podrás reducir costos y mejorar la eficiencia, sino que también estarás preparado para enfrentar los desafíos del futuro digital dentro de tu industria.

Este es el momento de dejar atrás el caos de los documentos físicos y dar el salto a DOCUS CLOUD que te brindará el control total sobre la información de tu empresa. 

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