Una de las grandes claves en el mundo empresarial actual es la eficiencia y la optimización de procesos. Las empresas más exitosas dentro de sus industrias muchas veces usan herramientas digitales de gestión como lo es un BPM.
En esta publicación podrás encontrar qué es un BPM y cómo esta herramienta puede beneficiar las diferentes áreas de tu compañía.
¿Qué es un BPM y cuál es su importancia en tu empresa?
Un BPM o Business Process Management (Gestor de procesos de negocio) por sus siglas en inglés es un conjunto de métodos, tecnologías y herramientas que facilitan a empresas de diversas industrias a diseñar, analizar, mejorar y automatizar sus múltiples procesos de negocio. Un BPM, es una herramienta que te dará una forma de gestionar y optimizar las actividades que se realizan dentro de tu organización para alcanzar sus objetivos de forma más rápida.
¿Cuáles son los beneficios de contar con un BPM en mi empresa?
Entendiendo qué es un BPM, te contamos algunos de los beneficios principales de contar con un BPM en tu compañía.
- Mayor eficiencia:
Con la ayuda de un BPM podrás identificar rápidamente cuellos de botella dentro de las diferentes áreas de tu compañía y planear rápidamente estrategias para su eliminación. Con un BPM podrás hallar la respuesta a preguntas que antes ni siquiera te habías planteado, todo gracias a la facilidad con la que puedes ver el detalle de los procesos en cada paso y los tiempos que implican haciéndolos cada día más ágiles y productivos. - Optimiza la toma de decisiones:
Con una visión clara de los procesos de interés a través de un gestor BPM como DOCUS, podrás acelerar la toma de decisiones basadas en datos en tiempo real, asegurando así decisiones acertadas y ágiles. - Reducción en costos:
Si bien la reducción de costos, no es usualmente el objetivo principal de incorporar un BPM, suele ser uno de los grandes beneficios que encontrarás en la ruta.Con la inclusión de un BPM en tu empresa los procesos manuales serán algo del pasado haciendo de la automatización de tareas una buena práctica que quieras replicar en todas las áreas de tu compañía. Esta automatización no solo te ayudará a identificar y eliminar redundancias en el proceso, sino que impactará directamente en los costos operativos de muchas etapas de procesos recurrentes.
- Puedes lograr una mejor satisfacción en tus clientes:
Incorporando un BPM dentro de tu empresa notarás cómo los procesos del día a día toman un rumbo más eficiente y personalizado internamente. Toda esta agilidad lograda en los procesos internos de tu compañía, conducirán a una mejor experiencia para los clientes que entren en contacto por medio de diferentes áreas de tu empresa. - Aumento de la agilidad:
Las empresas con BPM pueden adaptarse más rápidamente a los cambios del mercado.
¿Cómo saber si necesito un BPM?
A medida que tu negocio empieza a crecer notarás que algunas cosas del día a día se pueden salir de tu control o el de tus equipos, si estás notando esto en tu empresa, este es el momento adecuado para que pienses en incorporar un BPM en tu operación.
Estas son algunas señales que pueden significar que es el momento de que busquen un BPM para tu compañía:
- Buscas optimizar algunos procesos:
¿Te has dado cuenta que tienen procesos lentos e imprecisos? Si quieres dejar de lado los procesos manuales con un BPM como DOCUS podrás Identificar y eliminar rápidamente actividades que no agregan valor en el día a día de tu compañía, simplificando flujos de trabajo y mejorando la eficiencia general de tu empresa. - Deseas automatizar tareas:
¿Notas que tu equipo pierde tiempo en procesos manuales poco relevantes para la compañía? Delegar tareas repetitivas a sistemas automatizados como el BPM de DOCUS para liberar a los empleados para que se enfoquen en actividades de mayor valor para los objetivos de negocio de tu empresa.
Algunas de estas tareas pueden ser distribuciones de tareas automáticas por roles, fechas específicas, programaciones de proyectos específicos, entre otras. - Quieres mejorar de la colaboración de tus equipos:
A diferencia de un ERP (enterprise resource planning) que tiene como foco gestionar los procesos cross funcionales de una compañía, con un BPM puedes detallar los procesos independientes de cada área de interés teniendo en cuenta sus objetivos de negocio independientes.
Incluir un ERP es una forma sencilla y rápida de alinear a tus equipos, no solo estratégicamente, sino también en sus acciones diarias. Facilita la comunicación entre las personas de tus equipos clave en la compañía y la colaboración entre diferentes departamentos y equipos con la ayuda del ERP de DOCUS. - Quieres tener una mayor visibilidad:
Si quieres tener una visión más amplia, incluso completa de los procesos de valor de tu negocio un BPM es la herramienta que necesitas.
Tomar decisiones basadas en supuestos y creencias es cosa del pasado con el ERP de DOCUS donde puedes ver la totalidad de los procesos de toda tu área, incluso toda tu compañía. De cada proceso puedes descargar data e información de valor que te ayudará a tomar decisiones informadas de forma ágil y acertada. - No te quieres saltar ninguna norma:
Con las múltiples normativas actuales para productos y servicios dentro del mercado, asegurar de forma automática el cumplimiento de los mismos a través de un BPM garantiza no caer en errores no intencionados. Delegar estas funciones al BPM de DOCUS no solo te ayudará en el cumplimiento de las normas que te cubren, sino también te quitará una gran carga operativa mes a mes.
¿Cuáles son las características ideales que debe tener el BPM que escoja para mi empresa?
Si estás considerando empezar a gestionar tus procesos empresariales a través de un software BPM, es importante que consideres algunos factores como el tamaño actual que tiene tu compañía, la complejidad y tipos de procesos que quieres migrar a este sistema, el presupuesto que estás dispuesto a usar y los objetivos específicos que quieres alcanzar con el uso de esta herramienta.
Algunas de las características clave que te recomendamos que debes buscar en una plataforma BPM incluyen:
- Facilidad de uso:
El BPM para tu negocio debe estar pensado para que su interfaz sea sencilla e intuitiva y así ofrezca una curva de aprendizaje rápida para los diferentes perfiles dentro de tu compañía que entrarán en contacto con esta herramienta de gestión en su día a día.Esto facilitará mucho la adaptación de tus equipos dentro de diferentes áreas de la compañía como marketing, TI, comercial, comercial y hasta los gestores que están en los puntos de ventas físicos de tu marca.
- Escalabilidad:
Con el crecimiento de tu empresa en ventas y en equipo, es necesario que cuentes con un BPM que pueda incrementar su capacidad de forma automática. Una clave para esto es que cuentes con un servicio cuyos servidores estén en la nube.
Esto te dará una garantía no solo de la capacidad de escalar tu BPM en tamaño de almacenamiento y procesamiento, si no también, en la seguridad tu información y la de tus clientes haciendo posible que consultes tus procesos en cualquier momento y desde cualquier dispositivo siempre y cuando cuentes con una conexión a internet.
Con el crecimiento de tu empresa, en lo que menos quieres pensar es en cómo los procesos se adaptarán a tus nuevas necesidades, es por eso que automatizar en flujos de trabajo digitales procesos clave dentro de diferentes áreas de la compañía harán mucho más fácil tu adaptación y crecimiento en la industria en la que te encuentres.
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- Capacidad de integración con otros sistemas de gestión:
El ERP que escojas para tu empresa idealmente debe tener la capacidad para integrarse con otros sistemas de gestión existentes como lo es un ERP y CRM.
Todas estas herramientas de gestión serán tu mano derecha para agilizar tus procesos específicos y generales dentro de tu empresa.
Hay servicios en el mercado como DOCUS que está diseñado para resolver tus necesidades transversales en un solo lugar ya que encontrarás herramientas dentro del software que corresponden a un BPM, ERP y CRM. ¡Lo mejor de todo en una sola herramienta!
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- Análisis:
Un ERP debe tener la capacidad de proporcionar a tus equipos herramientas de análisis para medir de forma sencilla el desempeño de los procesos e identificar áreas de mejora en todo momento.
Este factor te ayudará a tomar decisiones ágiles y acertadas en múltiples áreas de tu compañía.
Ya conoces qué es un BPM y los beneficios que este puede traer a tu empresa. No dudes que la inclusión de una herramienta como el BPM de DOCUS marcará un grán diferencia en los resultados de tu compañía.
Recuerda que un BPM te ayudará a optimizar y automatizar procesos, mejorar la colaboración de tus colaboradores, tomar decisiones rápidas e informadas alcanzando una mayor eficiencia, reducir costos y mejorar la satisfacción que tienen tus clientes.
No lo pienses más y únete a DOCUS.
