A medida que tu negocio o empresa crece, se hace necesario buscar herramientas que faciliten la gestión de procesos que antes eran manuales en diferentes áreas como finanzas, recursos humanos, logística, entre otros. Es en estos casos donde contar con un software ERP que se adapte a tus necesidades y te ayude a alcanzar tus objetivos de negocio de una forma más ágil, es un elemento clave que te diferenciará de tus competidores. 

En esta publicación definiremos qué es un ERP, cuáles son las características ideales que debe tener un ERP y los grandes beneficios que este software puede traer a tu empresa, para que al final, tengas las herramientas para escoger un ERP adecuado para tu negocio.

¿Qué es un ERP y cuál es su importancia en tu empresa?

Los sistemas ERP o Enterprise Resource Planning (planificación de recursos empresariales) por su siglas en inglés, son programas o software que integran y administran los diferentes procesos de negocio de una empresa, como las finanzas, contabilidad, gestión de proyectos, gestión de la cadena de suministro y o recursos humanos. 

Los softwares ERP son sistemas digitales que permiten a empresas y líderes dentro de compañías tener una visión completa de sus operaciones de valor, optimizar la eficiencia y facilitar la toma de decisiones. Esto permite a su vez ayudar a reducir algunos costos operativos en la compañía.

La eficiencia y la optimización son diferenciales claves para el éxito de una compañía o marca hoy en día, es por eso que contar con un ERP que se ajuste a tus necesidades es un factor determinante para tu crecimiento y el de tu empresa. 

Ahora, entendiendo que el ERP es una herramienta digital de la que puedes hacer uso para gestionar, automatizar y agilizar tus procesos empresariales dentro de diversas áreas de tu compañía, te contamos un poco de las características clave que debe tener un ERP.

¿Cuáles son las características ideales en un ERP? 

En el momento en que decidas elegir una solución ERP, es importante considerar varios factores como el tamaño de tu empresa o equipo, la complejidad de los procesos que deseas migrar a este software, el presupuesto que tienes en mente para estas herramientas y los objetivos específicos que deseas alcanzar con el uso de un ERP. 

Algunas de las características más importantes que debes buscar en una plataforma ERP para tu negocio incluyen:

• Facilidad en su uso: 
  La interfaz del ERP que tengas en tu empresa debe ser intuitiva para que permita a los usuarios sin conocimientos técnicos o experiencia previa en estos softwares tener una curva de aprendizaje rápida y modelar procesos de forma sencilla para sacar el máximo provecho de estas herramientas. 
  sí mismo, su fácil navegación y gestión le permitirá a tus equipos a analizar de forma rápida los resultados de cada uno de los flujos laborales existentes dentro de la plataforma.
• Escalabilidad:
  La plataforma ERP que escojas para tu compañía debe tener la capacidad de adaptarse al ritmo de crecimiento de tu empresa para que, en el futuro, no debas reubicar tu información de valor de un software a otro, cayendo en retrabajos y retrasos innecesarios.
• Integración: 
  Es clave que el ERP que escojas pueda integrarse con otros sistemas de operación como un software CRM o BPM, sistemas contables, plataformas de email, whatsapp e incluso softwares propios necesarios para el 360 de tu negocio. 
  Hoy en día, puedes encontrar proveedores de software en el mercado que te ayudarán a suplir la mayoría de las herramientas que mencionamos anteriormente en solo una, este es el caso de DOCUS. ¿Tienes una herramienta adicional que no supla DOCUS? No te preocupes, para todas estas herramientas que no se puedan reemplazar, las podemos integrar a través de una API ‘s ya que contarás con integraciones ilimitadas. 

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• Análisis:
  Un ERP ideal para tu negocio debe estar pensado también para proporcionar herramientas de análisis dentro del mismo software, permitiéndote medir el desempeño de los diferentes procesos que lleves con el ERP para que, de esta manera, puedas identificar áreas de mejora en toda tu compañía.

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• Lograrás una mayor eficiencia: 
  Una de las grandes ventajas de los sistemas ERP es que pueden automatizar tareas repetitivas, ayudarte a identificar y eliminar cuellos de botella, optimizar los múltiples flujos de trabajo de tus equipos, entre otras.  Todo eso se traduce en una mayor eficiencia y productividad equipos y roles claves dentro de tu compañía.
  Automatizando tareas y procesos del día a día, tu equipo se podrá enfocar en lo que realmente importa.
• Optimiza la toma de decisiones:
  Con un ERP podrás tener una visión completa de los datos de tu equipo estratégico o toda tu empresa en cualquier momento, con esto, las personas en cargos de líderes o directivos podrán tomar decisiones más informadas, estratégicas y rápidas en el día a día que te permitirán alcanzar los objetivos de negocio de toda la compañía.
• Reducción de costos: 
  Si bien el objetivo inicial de implementar un ERP no siempre es reducir los costos de tu empresa, si es muchas veces uno de los resultados que puedes esperar.
  A medida que vayas cargando tus procesos corporativos clave podrás optimizar el uso de recursos humanos, eliminar redundancias e incluso mejorar la gestión de inventario.
• Mayor satisfacción de los clientes: 
  Haciendo más eficientes tus procesos, optimizando la comunicación y mejorando los requerimientos cruzados entre áreas o departamentos de tu compañía podrás llevar a tu empresa a ofrecer una mejor experiencia a tus clientes acelerando tiempos de respuesta, mantenimiento y ejecución.
• Aumento de la agilidad: 
  Hoy en día, sin duda las empresas que cuentan con un software ERP tienen la habilidad de adaptarse más rápido a los cambios de su sector del mercado, dejando de lado procesos manuales que le quiten tiempo a sus equipos de las tareas estratégicas y analíticas más relevantes para cumplir con los diferentes objetivos corporativos establecidos.

COSAS QUE TU EMPRESA PUEDE LOGRAR CON DOCUS

¿Qué es la nube y por qué debo tener un ERP alojado en ella?

Seguro has escuchado sobre la “nube” y los múltiples beneficios que tiene para tu empresa. Acá te contamos un poco sobre qué es y los beneficios de escoger un ERP alojado en la nube. 

¿Qué es la nube? 

La nube es un modelo de computación que permite que almacenes, gestiones y proceses datos a través de internet en servidores remotos. 

Algunas de las ventajas de almacenar tu información en un ERP en la nube son:

1. Accesibilidad:
   Al tener almacenada tu información en servidores remotos activos las 24 horas del día los 7 días de la semana, puedes acceder a tus archivos desde cualquier lugar y dispositivo tan solo con tener conexión a internet.
2. Seguridad: 
   Los principales proveedores de servicios en la nube actualmente cuentan con sistemas de seguridad robustos que garantizan la protección de tus datos y los de tus clientes. Algunos de los principales proveedores de almacenamiento en la nube que encontrarás en el mercado son AWS (Amazon), Microsoft Azure y Google Cloud Platform.

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3. Escalabilidad:
   Con un ERP en la nube puedes confiar que en el momento en que necesites una mayor capacidad de almacenamiento, podrás contar una herramienta capaz de expandirse según la necesidad de tu negocio sin necesidad de invertir en hardware adicional.

4. Colaboración: 
   Un ERP en la nube facilitará la colaboración de los diferentes equipos de tu compañía en tiempo real con otros usuarios dentro de otras áreas, ya que podrán acceder y modificar los mismos archivos en el momento en que necesiten hacerlo. Esto hará de su trabajo algo colaborativo y mucho más rápido. 

5. Automatización: 
   Como ya has podido ver en los puntos anteriores, con un ERP en la nube podrás automatizar tareas y procesos necesarios en cualquier área o rol, como las copias de seguridad y  sincronizaciones de datos periódicas según la necesidad de tu negocio.

6. Reducción de costos:
   Uno de los grandes costos previos a la gestión de la información en la nube, era la compra y mantenimiento de servidores físicos. Con un ERP en la nube, tienes los beneficios no solo de un gestor de procesos para la totalidad de tu compañía, sino la garantía de que su almacenamiento en la nube está dentro de los costos mensuales que te cobre tu proveedor.

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En resumen, un ERP en la nube te ofrecerá una forma flexible, segura y costo eficiente de almacenar y gestionar información, transformando la forma en que trabajarás y colaborarás.

¿Cómo saber si necesito un ERP? 

• Ves oportunidad de mejora en tus procesos: 
  Si has identificado retrasos o problemas dentro de los procesos que hoy en día lleva tu compañía, buscas eliminar actividades que no agregan valor, simplificar flujos de trabajo y mejorar la eficiencia general, este es el momento adecuado para que busques una herramienta como DOCUS que te asista en la gestión y automatización de tu día a día y el de tu equipo.
   
• Quieres automatizar tareas: 
  Con un ERP puedes empezar a delegar tareas que has identificado como repetitivas. Con DOCUS puedes empezar a automatizar estas tareas del día a día en las que tu equipo invierte su valioso tiempo laboral y para que se puedan enfocar en actividades de mayor valor para sus áreas y la compañía en general.
• Quieres mejorar de la colaboración: 
  Uno de los grandes retos de cualquier compañía es lograr una sinergia para cumplir objetivos de negocio, esto muchas veces se logra a partir de una comunicación fluida y acertada entre líderes y áreas cross funcionales dentro de una empresa. Un ERP como DOCUS te ayudará a facilitar la comunicación centralizada y la colaboración entre diferentes departamentos y equipos evitando así re-trabajos o desaciertos en la ruta.
• Quieres tener una mayor visibilidad: 
  Algo clave para los líderes dentro de una compañía o dueños de una empresa es la visibilidad que tienen sobre los procesos más relevantes dentro del negocio. Con el crecimiento de una empresa, esto es algo que se hace más difícil cada día. 

  Si tu empresa está llegando a este punto, es un momento ideal para que empieces a incorporar un ERP como DOCUS. Con esta herramienta podrás tener una visión total de los procesos que incluyas dentro del software haciendo más fácil su consulta recurrente y toma de decisiones a partir de datos reales y en vivo de tu compañía. 

• No te quieres saltar ningún cumplimiento normativo:
  Automatizando procesos recurrentes con DOCUS podrás garantizar el cumplimiento de los diferentes estándares o reglamentos que le apliquen a tu industria. Sin duda contar con un ERP no solo hará de tus procesos más fáciles, sino que hará que dejes de lado los recordatorios y alertas manuales. 

Sin lugar a dudas, implementar un sistema ERP es una inversión clave que influirá en el futuro de tu empresa al optimizar tus procesos, mejorar la colaboración y ayudarte a tomar decisiones basadas en datos, podrás alcanzar una mayor eficiencia, reducir costos y mejorar la satisfacción del cliente.