En la actualidad la mayoría de las empresas que tienen un contacto con clientes buscan diferentes herramientas y metodologías con las cuales hacer sus diferentes contactos más certeros y exitosos para cumplir sus metas de negocio. 

Es por eso que herramientas como un CRM cobra una importancia fundamental para aquellas empresas que desean tener una optimización de sus recursos humanos que impacten directamente sus objetivos de ventas.

En esta publicación conocerás qué es un CRM y las ventajas que tiene contar con una herramienta de este tipo para acelerar los diferentes procesos que tiene tu compañía simplificando gestiones manuales y obteniendo resultados mucho más rápido. 

¿Qué es un CRM y cuál es su importancia en tu empresa?

Un CRM o un Customer Relationship Management (gestor de relaciones con el cliente) por sus siglas en inglés, es una herramienta estratégica diseñada para gestionar las relaciones que tienes con tus clientes. 

Estas herramientas están pensadas para ayudar a centralizar información valiosa para mejorar la eficiencia de las empresas en diferentes aspectos como ventas, marketing y atención al cliente. 

A través de un CRM, las compañías pueden automatizar tareas, personalizar interacciones, y tomar decisiones más informadas gracias a la recopilación y análisis de datos que ofrecen estas mismas. 

¿Cuáles son las características ideales en un CRM? 

Es importante que pienses en un CRM como una herramienta estratégica que le permitirá a tu empresa gestionar y analizar detalladamente las diferentes interacciones que tenga en el día a día con clientes actuales y potenciales. 

Algunas de las características más importantes que debe  tener un software CRM efectivo para tu negocio son:  

1. Centralización de datos: 
   Un CRM debe ofrecer formas de almacenar y organizar información clave de tu compañía como contactos, historial de interacciones y preferencias de los diferentes tipos de clientes en una única plataforma.
2. Automatización de procesos: 
   Estos softwares cuentan con herramientas para optimizar tareas repetitivas que toda compañía tiene en el día a día. Algunas de estas tareas son el envío de correos electrónicos, asignación de leads a un equipo o rol específico y gestión de campañas externas e internas de comunicación según los objetivos que tenga tu negocio.
3. Personalización: 
   Un CRM debe facilitar la segmentación de tus clientes y asistir la creación de estrategias de marketing personalizadas según los intereses o etapa del embudo de conversión en el que están tus clientes actuales y potenciales, aumentando así, la efectividad de tus diferentes campañas. 
4. Integraciones con otras herramientas digitales: 
   Estos softwares usualmente tienen la capacidad para conectar con otras herramientas y plataformas como diversas redes sociales. A esto, se le denomina integraciones de diferentes herramientas dentro de tu software CRM. 
   Algunas de las integraciones más comunes que puedes ver en los CMR son con herramientas de gestión de correo electrónico, redes sociales, whatsapp y aplicaciones de ventas. Estas integraciones se vuelven un aspecto clave para garantizar un flujo de trabajo más eficiente.
5. Análisis de data detallado:
   Un CRM te proporcionará reportes detallados y análisis de datos de los diferentes procesos que actives en la herramienta que te permitirán tomar decisiones informadas basadas en el comportamiento y las tendencias de tus clientes actuales y potenciales.
   Esta es una herramienta clave de un CRM que te ayudará a acelerar de forma eficaz tu crecimiento y el de tu compañía.
6. Servicio al cliente
   El CRM que tengas en tu compañía idealmente debe tener la capacidad de integrar funcionalidades para que como empresa puedas ofrecer un mejor servicio al cliente. 

   El software CRM te puede facilitar aspectos como gestión de solicitudes, problemas manifestados por los clientes o consultas independientes que surjan en la ruta de tu público de interés. Estas herramientas también te permitirán asignar tareas específicas a roles o personas dentro de tu compañía según tu indicación, te ayudará a hacer seguimiento a solicitudes o tickets y brindar una respuesta más rápida y eficiente en los diferentes canales de contacto de tus clientes con tu marca. 

¿Cuáles son los beneficios de contar con un CRM en mi empresa?

Algunos de los beneficios clave de implementar un CRM en tu empresa son:

• Mejora la relación que tienes con tus clientes:
  Esta es una herramienta que te permite automatizar muchos procesos diarios en la gestión con tus clientes, abriendo así espacio a las interacciones más personalizadas y efectivas con tus clientes. 
  Esto te permitirá a ti y a tus equipos concentrarse en lo que realmente importa y dejar los procesos del día a día en manos de la automatización de un CRM como DOCUS.
• Optimización del proceso de ventas: 
  El contar con un CRM en tu empresa te facilitará la gestión de leads, teniendo así,  una mayor conversión de oportunidades en ventas con tus clientes actuales y potenciales. 
• Aumenta la productividad de tu compañía:
  Un software como un CRM te asistirá para la automatización de tareas repetitivas en tus diferentes equipos como ventas y marketing. Así mismo, este tipo de herramientas te ofrecerán acceso inmediato a tu información de interés dentro de los diferentes procesos que hayas creado en el software. 
• Colabora eficientemente:
  Un CRM te permite conectar con todos los miembros que necesites de tu equipo sin importar la ubicación en que se encuentra cada uno, acelerando la toma de decisiones en conjunto con base en datos reales que te ofrece el software.

¿Cómo usar un CRM en Marketing?

Cuándo estás buscando expandir tu base de clientes, es clave tener un equipo estratégico bien orientado y herramientas de calidad que ayuden la operación del día a día de tu equipo. Para estos equipos es imprescindible contar con CRM que les pueda dar una gestión y medición de su contacto con clientes activos y potenciales sin importar los diferentes canales digitales por medio de los cuales se haga este contacto. 

Te contamos acá algunos de los aspectos clave que DOCUS te ayudará a llevar con el CRM para marketing.

1. Gestión de redes sociales:
   Con DOCUS cuentas con integraciones para redes sociales clave dentro de la ruta de tu cliente potencial como Facebook, Instagram y Whatsapp. Con estas integraciones, tu equipo de medios sociales podrá centralizar en un solo lugar todas las interacciones con tu público de interés sin perder tiempo revisando red por red de tu marca. 
2. Gestión de leads:
   Con el crecimiento de personas interesadas en tu producto o servicio, un CRM como DOCUS te puede ayudar a centralizar todos los leads generados por tus estrategias de expansión digital teniendo a todos tus clientes potenciales en un solo lugar, sin tener que consultar de un canal a otro de forma manual. 

   Esto te ayudará a generar un primer contacto con tus clientes prospectos mucho más rápido que tus competidores en el mercado. 

3. Delegación automática de tareas:
   En el CMR de DOCUS puedes configurar tus procesos para delegar automáticamente tareas a áreas o personas específicas que deban llevar a cabo la ejecución de un proyecto. Esto te será de gran utilidad para procesos recurrentes en tu compañía y en tus equipos de trabajo. 

   Así mismo, puedes configurar tus procesos de DOCUS para que los registros de los clientes potenciales inscritos por diferentes canales digitales sean asignados a un equipo o persona específica dentro de un equipo, para que luego esta persona contacte a tus clientes potenciales según sus especificaciones y objetivos.  

4. Priorización de tareas:
   Con tu cuenta de DOCUS podrás automatizar la priorización de tareas como el contacto de tus clientes, esto dependiendo de las variables que tu negocio quiera priorizar. Estas priorizaciones las puedes definir con base en los diferentes objetivos que tienes dentro de tu empresa como tipos de servicios o productos, tipos de clientes, etapas en las que se encuentra el cliente, entre otras. 

   Esta priorización definida por tí y automatizada por DOCUS le permitirá a tu equipo tener un día a día organizado para que puedan cumplir sus objetivos colectivos e individuales sin perder de vista su foco laboral.

5. Alertas automatizadas: 
   Un CRM te ayudará a no perder de vista ninguna interacción valioso con tus clientes actuales y potenciales.

   Automatiza con DOCUS alertas para evitar tiempos prolongados en contactos iniciales o de seguimiento con tus clientes y garantiza un impactos certeros y eficaces. 

   Así mismo, que muchos de tus contactos con tu público objetivo puede que no solo se den en el mundo digital, es por eso que es importante que tengas en cuenta a la hora de elegir un CRM que sea una herramienta que te permita conectar tanto las interacciones digitales con tus clientes potenciales como las interacciones física. Pongamos como ejemplo un representante de ventas cuyas funciones no solo se limitan a interacciones a través de correo electrónico con su cliente, sino también visitas agendadas al comercio de su cliente de interés. 

   Con DOCUS puedes gestionar estos procesos y facilitar el cumplimiento de las diferentes interacciones que tienes en todo el funnel de conversión con tus clientes actuales y potenciales.

¿Cómo usar un CRM en servicio al cliente?

Con un CRM puedes acelerar tus tiempos de respuesta para múltiples tipos de conversaciones que lleves con tus clientes como tickets o PQRS. Te explicamos cómo esto es posible con DOCUS: 

1. Integraciones:
   Con ayuda de las integraciones que puedes hacer entre DOCUS y los canales digitales por medio de los cuales estás recibiendo las PQRS de tus clientes pueden centralizar en un solo software todos los mensajes. 
2. Priorización: 
   DOCUS está pensado para ayudarte a reducir tiempos dentro de tu múltiples procesos, es por eso que puedes contar con un lector dentro de la bandeja de entrada de tus tickets o PQRS para que DOCUS revise el contenido de la solicitud, su relevancia, tiempo de respuesta y, si sacas el máximo aprovecho, pueda asignar automáticamente a un equipo o persona dentro de la compañía que deba llevar a cabo la resolución de la solicitud.

3. Balance laboral: 
   Una gran barrera en la gestión de los equipos de una compañía es identificar si las cargas laborales dentro de las diferentes personas están bien balanceadas. Gestionando tus procesos con DOCUS, esto es un problema del pasado. 

   Con DOCUS, podrás tener un balance de cargas automáticas con personas que tengan roles con los mismos objetivos dentro de su trabajo o con el mismo tipo de tareas. Esto permitirá acelerar los tiempos de asignación ya que no depende de un proceso manual al repartir cada tarea, garantizando un equilibrio en la ejecución de las mismas y equilibrando las cargas laborales en tus equipos. 

4. Alertas automáticas:
   Al automatizar estos procesos en DOCUS no solo garantizamos su correcta distribución, sino su respuesta en los tiempos correctos. 

   Con DOCUS puedes programar diferentes alertas o alarmas que eviten que una PQR venza sin haber tenido una respuesta. Estas alertas se pueden gestionar a supervisores encargados de áreas de servicio al cliente como a la persona encargada de llevar el seguimiento de este tipo de procesos dejando atrás los tickets o PQRS sin respuesta en el tiempo.

5. Reportes personalizados: 
   Con los reportes personalizados que puedes descargar en DOCUS puedes identificar factores de grán valor que pueden ayudarte a tomar decisiones acertadas basadas 100% en datos reales. 

   Un ejemplo de esto es el establecer un esquema de KPI’s real, alcanzable y escalable. 

   Con DOCUS puedes identificar qué PQR’s o tickets son más frecuentes en un periodo de tiempo o sector de interés específico, así como los trabajadores que están siendo más eficientes dentro de sus roles que otros. Con esta información puedes personalizar los KPI’s de desempeño a cada área, equipo o incluso trabajador que tengas en tu compañía para alcanzar los objetivos de negocio que quieres alcanzar. 

6. Repositorio total:
   ¿Qué pasa cuando quieres replicar o repasar un proceso exitoso en el pasado? con DOCUS puedes contar con un repositorio total de tus procesos pasados para facilitar y acelerar la implementación de procesos exitosos actuales y futuros. Esto es algo que puedes hacer entre equipos dentro de una misma área e incluso entre áreas de una misma compañía.

¿Cómo funciona un CRM en ventas?

1. Control 360 sobre inventario y el proceso de ventas:
   Si tu empresa maneja productos físicos con los cuales debes tener en cuenta una gestión de inventario, te recomendamos un software que pueda abordar tus necesidades desde el proceso de inventario hasta las ventas a tu cliente final de tu producto. 

Conoce acá cómo DOCUS puede ayudarte a llevar tu inventario

2. Integraciones con tiendas virtuales:
   Con DOCUS puedes integrar las diferentes plataformas digitales a través de las cuales hagas ventas a tus clientes empresariales (B2B) o finales (B2C). 

   Por ejemplo, si vendes a través de plataformas como rappi, mercado libre, facebook marketplace y un e-commerce, DOCUS te brinda integraciones para que no tengas que saltar de plataforma en plataforma para llevar el registro de las ventas que realiza tu empresa, sino que centraliza toda esta información haciendo de tu trabajo y el de tu equipo más fácil y rápido ofreciéndo así también, un mejor servicio al cliente. 

3. Tiendas físicas
   Una de las mayores ventajas de un software versátil como DOCUS es que se puede adaptar también a tus comercios físicos. Esto quitará una carga manual importante de tus asesores de venta en puntos físicos para que se puedan concentrar en dar la mejor experiencia posible a tus clientes. 

Encuentra acá cómo DOCUS puede ayudar en tu proceso de ventas en un punto de venta físico

4. Integración con sistemas de facturación electrónica
   Uno de los grandes retos de algunas compañías es llevar una correcta facturación electrónica en sus procesos de ventas. Es por eso que DOCUS cuenta con integraciones específicas con prestadores como Siigo para garantizar que esta facturación obligatoria no esté exenta en el mismo proceso de ventas. 
   Esta es una integración clave con la que podrás contar una vez tengas DOCUS y con eso, dejarás de lado preocupaciones y procesos manuales. 

5. Reportes personalizados: 
   Con los reportes personalizados de DOCUS podrás identificar en tiempo real cómo van tus ventas mes a mes, en qué plataformas se están dando más transacciones exitosas, en qué puntos de ventas físicos se está obteniendo un mayor ticket promedio, entre otras.
   Esto te ayudará a identificar buenas prácticas y deficiencias en tus diferentes canales activos digitales y presenciales haciendo de la toma de decisiones algo acertado, ágil y 100% basado en data en tiempo real. 

6. Opción 1: Enfocando en la eficiencia y el aprendizaje
   ¿Alguna vez has deseado volver a capturar la magia de un proyecto exitoso? Con DOCUS, tienes un tesoro de conocimientos a tu alcance. Nuestro repositorio guarda cada paso de tus procesos, permitiendo que tu equipo aprenda de los aciertos del pasado y replique esas estrategias ganadoras en nuevos desafíos. ¡Acelera la innovación y optimiza tus resultados!

¿Cómo saber si necesito un CRM?

Muchas veces cuando una empresa inicia su operación, es cierto que puede manejar el contacto con sus clientes de forma manual sin implementar un equipo especializado en eso u horas adicionales a las laborales; sin embargo, con el crecimiento de tu negocio notarás que cada vez será más difícil llevar interacciones por los diferentes canales con tus clientes actuales y mucho menos con tus clientes potenciales. 

Es por eso, que si tu negocio tiene como objetivo expandir su base de clientes y lograr una lealtad de los clientes ya existentes es fundamental que cuentes con una herramienta como un CRM para automatizar procesos y apoyar la labor diaria de diferentes equipos de tu compañía como ventas, marketing y servicio al cliente. 

El contar con una herramienta como DOCUS te ayudará a centralizar toda la información de valor de tus clientes actuales y potenciales en un solo lugar, permitiendo también la delegación sencilla de proyectos y tareas dentro de tus equipos corporativos. Todos estos factores permitirán que tu negocio o marca ofrezca un mejor servicio al cliente y por ende diferencial de servicio en comparación con tus competidores. 

No dudes en implementar este tipo de herramientas sin importar el tamaño de tu compañía, sin duda DOCUS es un software adaptable a las necesidades de tu negocio y los objetivos que quieras alcanzar.

No lo dudes más y prueba desde hoy DOCUS acá